Účetní s klienty ze zahraničí: jak dostat doklady včas bez honění e-mailem

Stručně: klienty ze zahraničí přestanete honit, když upomínky nahradíte systémem. Jeden onboarding v angličtině, který vysvětlí, co potřebujete a kdy. Bankovní data, která k vám chodí sama, místo výpisů, na které musí někdo myslet. Účtenky zachycené ve chvíli platby, ne na konci čtvrtletí. Pevná měsíční uzávěrka s jasným důsledkem. A jedna dávka dotazů měsíčně místo třiceti e-mailů.

Upozornění předem: vyvíjím MoneySky, finanční aplikaci pro OSVČ a malé firmy, která se objeví na konci. Všechno před tím funguje s jakýmikoli nástroji, které už v kanceláři používáte.

Proč jsou zahraniční klienti náročnější

Cizinci nejsou horší klienti. Jsou jiní, a to tak, že rozbijí proces postavený na českých klientech:

• Peníze mají rozházené. Český účet kvůli úřadům, Revolut nebo Wise na běžné útraty, účet v domovské zemi, občas výplaty z PayPalu nebo Stripu.

• Více měn. Příjmy v EUR nebo USD, náklady v CZK a GBP, a každá potřebuje kurz.

• Neznají český kalendář. Měsíční DPH, kontrolní hlášení, přehledy nebo režim identifikované osoby jsou pro ně neznámé, takže nechápou, proč je desátý den důležitý.

• Úřední dopisy nečtou. Datová schránka je česky a snadno se ignoruje.

• Účtenky odevšad. Zahraniční účtenky, předplatné aplikací účtované z Irska, faktury ve čtyřech jazycích.

1. Onboarding jednou a v angličtině

Každému novému zahraničnímu klientovi dejte krátký balíček, ideálně jednu stránku, která odpoví:

• Co potřebujete každý měsíc nebo čtvrtletí (bankovní data, vydané faktury, přijaté faktury a účtenky) a do kterého dne.

• Termíny, které se ho týkají, napsané jako data, ne jako názvy českých formulářů.

• Co se stane, když doklady přijdou pozdě.

• Které úřední dopisy vám musí přeposlat a jak.

• Na koho se obracet a jedním jediným kanálem.

Hned první den vyřešte i přístupy: plnou moc pro finanční úřad, ČSSZ a zdravotní pojišťovnu a pověření k datové schránce, aby se úřední dopisy dostaly k vám, i když klient cestuje.

2. Kalendář podle typu klienta

Řádek s identifikovanou osobou je místo, kde se zahraniční klienti chytí nejčastěji: jednou vyfakturují německé firmě a za ten měsíc nikdo nic nepodá.

3. Bankovní data bez žádání o výpisy

Výpisy jsou doklad, na který klienti zapomínají nejvíc a který potřebujete nejvíc. Kde to jde, vyřaďte klienta z procesu:

• Nastavte automatický export výpisů ve formátu, který váš program načte (podle banky CSV nebo CAMT), který banka nebo aplikace klienta posílá pravidelně sama.

• Nebo ať klient používá aplikaci, která se k jeho bankám připojí přes PSD2 (open banking) jen pro čtení, takže pohyby dorazí, aniž by kdokoli cokoli exportoval. To pokryje i neobanky jako Revolut nebo Wise.

Jakmile pohyby chodí samy, už se neptáte „poslal jste výpis?“, ale „co je tahle platba?“. A to je mnohem kratší rozhovor.

4. Účtenky ve chvíli platby

Účtenka vyfocená u pokladny je aktivum. Stejná účtenka hledaná v březnu je problém. Požádejte klienty, ať každou podnikovou účtenku hned vyfotí na jedno místo, spárovanou s bankovním pohybem, a vysvětlete pravidlo jednou větou: pokud je to pro podnikání a má se to odečíst, potřebujeme doklad. U plátců DPH dodejte, co musí platný daňový doklad obsahovat, protože samotná stvrzenka z terminálu často nestačí.

5. Uzávěrka a důsledek

Vyberte den, třeba 10. následujícího měsíce. Doklady, které přijdou později, jdou do dalšího období nebo s pevným příplatkem, a klient ví předem, co z toho platí. Pravidlo, které jednou oznámíte a v klidu uplatňujete, udělá víc než jakékoli zdvořilé upomínky.

6. Dotazy jednou měsíčně jako seznam

Místo e-mailu ke každé nejasné platbě pošlete jednou měsíčně seznam: datum, částka, protistrana a sloupec na vysvětlení. Seznam sedmi položek klient vyplní za deset minut. Na sedm samostatných e-mailů neodpoví.

7. Šablony ke zkopírování

Zahraničním klientům pište anglicky. Tyhle dvě šablony pokryjí většinu měsíční komunikace.

Měsíční žádost o doklady

Hi Anna, it is time to close October. Please upload by 10 November: invoices you issued, invoices and receipts you received, and anything you paid from accounts we do not see (for example your UK card). Anything after the 10th goes into November. Thanks!

Dotazy k platbám

Hi Anna, seven October payments need a word from you. They are in the attached list with date, amount and recipient. Please add one line each: what it was and whether it was business or private. Ten minutes, and October is closed.

Naceňte to poctivě

Zahraniční klienti obvykle znamenají víc měn, víc účtů, komunikaci v angličtině a víc hraničních případů u DPH. Samostatná cena, nebo příplatek za každý další účet či měnu, je férová a systém výše se s ní snáz vymáhá.

Časté otázky

Jak dostat od zahraničních klientů výpisy včas?

Nespoléhejte na to, že je klient pošle. Nastavte automatický export z banky, nebo ať klient propojí účty v aplikaci přes open banking jen pro čtení, takže pohyby chodí samy.

Na co zahraniční klienti zapomínají nejčastěji?

Na povinnosti identifikované osoby k DPH po fakturaci firmě v EU nebo nákupu služby z EU, na přehledy pro sociální a zdravotní pojištění a na úřední dopisy v datové schránce.

Má účetní kancelář komunikovat s klienty cizinci anglicky?

Pokud si je chcete udržet, ano. Krátké anglické šablony na opakované žádosti pokryjí většinu a klient pak odpovídá za fakta, ne za znalost české terminologie.

Kam zapadá MoneySky

MoneySky řeší klientskou stranu. Klienti propojí české i zahraniční účty přes open banking, včetně Revolutu, Wise a N26, fotí účtenky hned při platbě, vystavují faktury s přenesenou daňovou povinností v libovolné měně a pracují česky nebo anglicky. Vy dostanete pohyby s přiloženými doklady a exporty připravené pro účetní místo složky s PDF. Pokud se vaše kancelář stará o zahraniční OSVČ nebo malé firmy a chtěli byste to s několika z nich vyzkoušet, napište mi na anton@moneysky.app.

Pro vaše klienty jsou v angličtině průvodci podnikáním v Česku pro cizince a daňovým přiznáním pro cizince, takže jim základy nemusíte vysvětlovat vy.